Der Eventplaner: Arten von sozialen Events und Event-Catering

Wie bei Firmenveranstaltungen müssen Sie immer daran denken, dass Sie weder Gastgeber noch Gast sind. Es ist Ihre Aufgabe, den Erwartungen Ihres Kunden zuzuhören und sie letztendlich zu übertreffen, während Sie Ihrem Kunden alle Kopfschmerzen ersparen, die mit der Organisation eines gesellschaftlichen Ereignisses verbunden sind.

Wie bei Firmenveranstaltungen müssen auch soziale Veranstaltungen mit dem Zweck und dem Budget beginnen. Was ist die Veranstaltung? Was wird gefeiert? Warum ein Ereignis oder eine Party? Dann kommt die Frage des Budgets ins Spiel. Sie werden häufig gebeten, eine Champagner- und Kaviarveranstaltung mit einem Bier- und Pizzabudget durchzuführen. Ihre Aufgabe besteht nicht unbedingt darin, Ihrem Kunden zu sagen, dass Sie das nicht tun können. Sie müssen kreativ sein und Optionen anbieten. Zeigen Sie Ihrem Kunden, wo das Budget angepasst werden kann, um mehr Geld für das Essen und weniger Geld für die Unterhaltung oder die Dekoration auszugeben. Versuchen Sie, die Vision Ihres Kunden zu entdecken und zu sehen, wie Sie ihm helfen können, dies im Rahmen des genehmigten Budgets zu erreichen.

Obwohl sie im sozialen Bereich nicht ganz dieselbe Bedeutung haben, sind sie für Ihren Kunden nicht weniger wichtig. Was Sie im sozialen Bereich entdecken werden, ist, dass die meisten Ihrer Kunden eine sehr starke emotionale Bindung an den Grund des Ereignisses haben werden. Ihr Ziel wird es also sein, das Bedürfnis Ihres Kunden zu befriedigen, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Es ist ratsam, Ihre Fähigkeiten einzuschätzen und frühzeitig zu entscheiden, ob Sie diese Veranstaltung zu einem Erfolg machen können. Es ist immer besser, einen Vertrag zu kündigen, als einen Misserfolg und eine schlechte Referenz über eine Arbeit zu haben.

Besonders im sozialen Bereich besteht Ihre erste Aufgabe darin, festzustellen, ob Sie und Ihr Kunde gut zusammenpassen. Schließlich stehen Sie kurz davor, eine ziemlich intensive Beziehung mit dieser Person einzugehen, die mehrere Monate dauern kann. Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Klient gut zueinander passen. Es ist besser, jetzt herauszufinden, dass Ihre Stile nicht zusammenpassen, als nachdem Sie viele Stunden auf die Veranstaltung verwendet haben.

Service Dienstleister auswählen

Wenn Sie zum ersten Mal im Bereich der Planung von Sonderveranstaltungen tätig sind, müssen Sie wirklich Ihre Hausaufgaben für Ihre gesellschaftlichen Veranstaltungen machen. Bis Sie eine Liste von Anbietern haben, mit denen Sie eine Arbeitsbeziehung aufgebaut haben, sollten Sie unbedingt mit Vorsicht vorgehen.

Es ratsam, für jedes Fachgebiet drei oder vier mögliche Anbieter zu befragen. Sprechen Sie mit drei oder vier Caterern, drei oder vier Fotografen und Vertretern von drei oder vier Veranstaltungsorten. Verfolgen Sie diese Gespräche. Dann können Sie in Ihrem Büro alle Anbieter, ihre Kostenvoranschläge und ihr Preisangebot vergleichen.

Fragen Sie nach Arbeitsproben der einzelnen Anbieter. Sehen Sie sich die Fotos der einzelnen Fotografen an. Probieren Sie das Essen der einzelnen Caterer. Vergewissern Sie sich, dass jeder Verkäufer für die Proben verantwortlich ist. Manchmal erhalten Sie eine Mappe mit den besten Arbeiten eines Studios oder Restaurants; das bedeutet, dass die Arbeit eine Zusammenstellung von mehreren Personen ist, nicht unbedingt diejenige, die Sie zu beauftragen beabsichtigen. Dadurch erhalten Sie keine gute Vorstellung von der Qualität der Arbeit des Verkäufers, bevor Sie Ihrem Kunden irgendwelche Empfehlungen geben.

Bitten Sie jedes Mal, wenn Sie sich mit einem neuen Dienstleister treffen, um eine Kopie seines Vertrags, den Sie behalten müssen. Dies wird Ihnen helfen, sich mit der Terminologie von Verträgen im Bereich der Planung von Sonderveranstaltungen vertraut zu machen, und hilft Ihnen zu beurteilen, ob ein Vertrag, den Ihr Kunde unterschreiben muss, fair ist.

Denken Sie daran, dass Sie bei der Unterzeichnung eines Vertrags beide mit allem einverstanden sein müssen, was im Vertrag steht. Mit anderen Worten: Wenn es etwas im Vertrag gibt, das Ihnen nicht gefällt oder das Ihrem Kunden nicht gefällt, nehmen Sie die Änderung vor der Unterzeichnung des Vertrags vor.

Meistens empfiehlt es sich, mit Anbietern zu arbeiten, die schon eine Weile im Geschäft sind. Es ist seit langem bekannt, dass die meisten neuen Unternehmen innerhalb des ersten Jahres ihrer Tätigkeit scheitern. Sie wollen keinen Verkäufer, der ein neues Unternehmen ist, für eine Veranstaltung einstellen, die länger als ein Jahr dauert, nur um dann festzustellen, dass das Unternehmen seine Türen geschlossen und die Anzahlung Ihres Kunden mitgenommen hat.

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Eine starke Empfehlung ist, alles mit einer Kreditkarte zu bezahlen. Das sogenannten Chargeback-Verfahren besagt, dass innerhalb von drei Monaten nach einem Kauf die Belastungen der Kreditkarte angefochten werden können. Das Kreditkartenunternehmen wird in Ihrem Namen intervenieren und versuchen, die Angelegenheit zu klären, und Sie müssen weder den Restbetrag des strittigen Kaufs noch die während des Untersuchungszeitraums aufgelaufenen Zinsen bezahlen.

Wenn Sie schließlich mit den Dienstleistungen eines Verkäufers oder einer Firma oder eines Unternehmens, die Sie beauftragen, unzufrieden sind, schreiben Sie einen Brief, um den Eigentümer darüber zu informieren. Schreiben Sie auch einen Brief an die Kreditkartenfirma, damit Ihre Beschwerde für zukünftige Kunden, die sich nach der Qualität der Dienstleistungen dieses Verkäufers erkundigen, zu den Akten gelegt wird.

Hochzeiten

Hochzeiten und Hochzeit Catering sind wahrscheinlich die häufigste Feier im Leben eines besonderen Veranstaltungsplaners. Da die meisten Bräute keine Ahnung haben, was sie tun müssen, um ihre Hochzeit vorzubereiten, werden die meisten jemanden wie Sie beauftragen, ihnen bei der Planung ihrer Hochzeit ganz oder teilweise zu helfen.

Bei Hochzeiten gibt es einige besondere Überlegungen, wie zum Beispiel

• Das Budget: Welche Familie bezahlt was?
• Brautparty: Wer wird bei der Braut und dem Bräutigam stehen?
• Planung: Beginnen Sie weit vor der Veranstaltung.
• Verlobungspartys: Wer wird sie veranstalten und wo?
• Korrespondenz und Einladungen: Wählen Sie die Gästeliste und das Briefpapier aus.
• Hochzeitskleidung: Die Braut, der Bräutigam, die Begleiter, die Eltern usw. müssen ausgewählt werden.
• Hochzeit Catering-Service: Wer kümmert sich um alle Speisen und Getränke für jedes Ereignis im Zusammenhang mit der Hochzeit?
• Die Hochzeitstorte: Wählen Sie aus Spezialbäckereien aus.
• Aufzeichnung der Veranstaltung: Treffen Sie Entscheidungen über Fotografie und Videofilme.
• Musik: Für die Zeremonie und den Empfang müssen Entscheidungen getroffen werden.
• Hochzeitsblumen: Die Auswahl muss für die Braut, die Brautjungfern, den Bräutigam, die Trauzeugen, die Eltern, die Zeremonie und den Empfang sowie für die eventuelle Erhaltung einiger festlicher Blumen getroffen werden.
• Ringe: Müssen ausgewählt und gekauft werden.
• Gäste von außerhalb der Stadt: Transport und Unterbringung müssen organisiert werden.
• Hochzeitsgeschenke.
• Hochzeitszeremonie: Die Art, der Stil und der Ort müssen gewählt werden.
• Der Hochzeitsempfang muss organisiert werden: Die Wahl des Ortes, des Essens, der Musik und mehr muss getroffen werden.
• Hochzeiten am Reiseziel: Es müssen Vorkehrungen getroffen werden, damit die Teilnehmer an ein einzigartiges Reiseziel reisen können.
• Flitterwochen: Reisepläne, Tickets und Unterkünfte müssen gebucht werden.
• Fragen nach der Hochzeit: Es müssen Vorkehrungen getroffen werden, um das Brautkleid zu erhalten, Leihkleidung und Zubehör zurückzugeben, die Hochzeitsfotos zu beschaffen usw.

Jede Hochzeit wird zwar einzigartig sein, aber es gibt eine Reihe von Schritten, die Ihnen vertraut sind. Sie müssen sich selbst daran erinnern, dass eine Hochzeit für jeden ein ganz besonderer Tag ist und Sie müssen sehr hart daran arbeiten, dass es wirklich ein besonderer Tag wird. Hochzeiten sollten, mehr als jede andere Feier, ohne Probleme ablaufen – Sowohl der Ablaufs als auch das Hochzeit Catering.

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Familiäre Ereignisse: Familientreffen, Geburtstage und Jubiläen

Familientreffen: Familientreffen sind zu einem großen Ereignis in der Branche geworden. In der Regel handelt es sich dabei um große, zwanglose Veranstaltungen. Da immer mehr Familien über das ganze Land, ja sogar über die ganze Welt verstreut sind, sind Familientreffen ein Weg, um mit lang vermissten Verwandten in Kontakt zu kommen. Es gibt viele Familien, die Versammlungskomitees einrichten, um die Veranstaltung zu planen, das Budget zu überwachen und sich um jedes noch so kleine Detail zu kümmern. Häufiger jedoch sind die Menschen heute einfach zu sehr mit ihrer Arbeit und ihrem Leben beschäftigt, als dass sie die nötige Zeit in die Planung eines guten Wiedersehens investieren könnten. Deshalb wenden sie sich an Veranstaltungsplaner. Der Veranstaltungsplaner kümmert sich um so viel oder so wenig um den Planungsprozess des Wiedersehens, wie Ihre Familie wünscht.

Ein erfolgreiches Familientreffen hat viele Schritte, und als Eventplaner können Sie die meisten davon für Ihren Kunden durchführen:

• Bestimmen Sie, welche Familie zum Treffen eingeladen werden soll. Für diesen Schritt ist ein Beitrag der Familie erforderlich.
• Erstellen Sie auf der Grundlage des vorherigen Schritts eine Gästeliste. Besorgen Sie die Namen aller: Familie, Ehepartner und Kinder. Als Veranstaltungsplaner müssen Sie sich mit verschiedenen Zweigen der Familie in Verbindung setzen, um Ihrem Kunden bei der Suche nach geeigneten Mitgliedern des Familienstammbaums zu helfen.
• Lange vor dem Event werden Sie eine einfache Umfrage an die eingeladenen Familienmitglieder schicken wollen. Diese Umfrage wird Ihnen und Ihrem Kunden helfen, ein Datum und einen Ort zu bestimmen. Eine Diskussion über das Budget wird hier beginnen.
• Wählen Sie das Datum aus.
• Wählen und reservieren Sie den Ort des Wiedersehens. Da an den Treffen in der Regel mehrere Kinder teilnehmen, ist es in der Regel eine gute Idee, einen familienfreundlichen Ort zu finden. Einige Familientreffen können in Zoos, Freizeitparks oder in speziellen Einrichtungen, wie z.B. auf einer Ranch, abgehalten werden.
• Stellen Sie ein Budget auf, insbesondere für das Private Catering. Ihr Kunde muss entscheiden, ob er oder sie die gesamte finanzielle Belastung der Veranstaltung trägt oder ob eine Gebühr pro Familie erhoben wird, um die Kosten der Veranstaltung zu decken.
• Bestimmen Sie das Thema.
• Erstellen Sie eine Mailingliste, eine E-Mail, einen Postdienst oder beides.
• Helfen Sie bei der Festlegung des Menüs. Wird für die Veranstaltung ein Catering angeboten? Ganz oder teilweise?
• Planen Sie Aktivitäten. Da an Familientreffen Menschen aller Altersgruppen teilnehmen, ist es ein wichtiger Teil Ihrer Arbeit, Aktivitäten zu finden, die sich über die Generationengrenzen hinweg erstrecken. Dies könnte ein guter Zeitpunkt sein, um Ihren Kunden Clowns, Gesichtsmaler, Zauberer, Karikaturisten usw. vorzustellen.
• Bestimmen Sie den Bedarf an Fotografie und Videografie.
• Senden Sie Einladungen und verfolgen Sie die Antworten.
• Drucken Sie ein Programm aus.
• Dekorieren Sie für die Veranstaltung.

Geburtstage und Jubiläen: Dies sind Veranstaltungen, die so groß oder so klein sein können, wie Ihr Kunde wünscht. Immer mehr Menschen wenden sich an Veranstaltungsplaner und ein professionelles Catering, um eine „einmalige“ Party für eine Geburtstags- oder Jubiläumsfeier zu organisieren. Bleiben Sie auf der Hut und halten Sie sich über das Geschehen in der Branche auf dem Laufenden. Wenn Ihr Kunde mit Ideen für diese Art von Veranstaltungen zu Ihnen kommt, werden Sie ihm mehrere Vorschläge unterbreiten wollen, die sich weit von allem unterscheiden, was er hätte in Betracht ziehen können. Hören Sie sich trotzdem an, was Ihr Kunde wünscht, und arbeiten Sie von dort aus.

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Cocktail-Partys

Cocktailparties erleben ein großes Comeback. Einer der Gründe dafür ist, dass es viel einfacher ist, eine große Gruppe von Leuten zu unterhalten, ohne ein formelles Abendessen am Tisch zu haben. Cocktail-Partys werden normalerweise gegen 17 oder 18 Uhr abgehalten und dauern nur zwei Stunden. Cocktails, Bier und Wein werden zusammen mit verschiedenen Fingerfood, Canapes oder Hors d’oeuvres serviert. Cocktailparties sind weniger abwechslungsreich, es werden nur ein paar Arten von Fingerfood gereicht. Oder wie z.B. ein großer Käselaib, der gehobelt werden muss, oder eine Wurstplatte, die aus Würsten, Schinken, Pasteten und anderem gekochten Fleisch besteht.

Manchmal entscheidet sich Ihr Kunde für eine Cocktailparty anstelle des Abendessens, die dann meist später am Abend beginnt und bis zu sechs oder sieben Arten von Fingerfood Variationen und zwei oder drei Canapes Arten umfasst. Cocktailparties können in der Wohnung Ihres Kunden stattfinden oder als formellere Angelegenheit an einem gemieteten Ort, z.B. als Teil einer Spendengala oder sogar einer Hochzeit, arrangiert werden. Sie können beauftragt werden, die gesamte Cocktailparty auszurichten, oder Ihr Kunde kann sich dafür entscheiden, die Party in einem örtlichen Restaurant zu veranstalten. Wenn Sie auch ein Caterer sind, werden Sie möglicherweise gebeten, die gesamte Cocktailparty für Ihren Kunden zu planen und zu präsentieren.

Weinverkostung und Tastings

Bevor Sie diese Art von Veranstaltung durchführen, sollten Sie sich vorher schulen lassen. Nehmen Sie an Weinverkostungs- und Weinkundekursen teil. Wein und Essen zu kombinieren wird oft als eine Kunstform angesehen. Für Menschen, die den perfekten Wein zum perfekten Gericht genießen, ist eine solche Veranstaltung immens befriedigend. Sie müssen kein Experte sein, aber Sie müssen etwas Wissen über Wein und Essen haben, bevor Sie eine solche Veranstaltung planen.

Die meisten Planer entwickeln eine Beziehung zu einem Koch oder einem Meistersommelier, der ihnen bei der Ausarbeitung von Menüs und Weinen für ihre Kunden hilft. In der Kochschule werden Köche darin geschult, Weine mit der Küche zu kombinieren. Eine Grundregel ist, dass die meisten Weine tatsächlich gut zum Essen derselben Region passen. Dies gilt aus einem ganz grundlegenden Grund: Sowohl die Trauben als auch die Lebensmittel stammen aus demselben Boden.

Die Dinner Veranstaltung

Es handelt sich um kleinere Veranstaltungen, die Ihnen aber tatsächlich ein besseres Verständnis für Ihr Unternehmen vermitteln können als einige der größeren Veranstaltungen. Der Grund dafür ist, dass Sie enger in die Planung jedes Details des Dinners eingebunden sind. Sie setzen sich mit Ihrem Kunden zusammen und holen sich Ideen für das Abendessen. Finden Sie die Lieblingsgerichte Ihres Kunden heraus und machen Sie sich ein Bild von dessen Vorlieben und Abneigungen. Finden Sie heraus, ob Ihr Kunde eine Vorliebe für eine bestimmte Art von Essen für jeden Gang hat. Dann setzen Sie sich mit dem ausgewählten Caterer zusammen und bitten ihn, ein Menü speziell für Ihren Kunden zu entwerfen. Wenn Sie das Menü zusammengestellt haben, schicken Sie es zusammen mit einer Liste der für das Abendessen erforderlichen Zutaten an Ihren Kunden zurück.

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Dies gibt Ihnen die einmalige Gelegenheit, sich über die Preisgestaltung eines Menüs zu informieren. Sie werden natürlich berücksichtigen, ob das Abendessen um einen größeren Feiertag herum stattfinden wird, ob Küchengeräte zur Verfügung stehen oder ob Sie diese mieten müssen.

Andere Veranstaltungen

Als Planer von Sonderveranstaltungen sind Sie aufgefordert, von der Babyparty bis zur politischen Kundgebung alles zu planen. Schauen Sie sich die folgende Liste an und sehen Sie die große Vielfalt an Veranstaltungen, die Ihre Arbeit wahrscheinlich ausmachen werden. Keine zwei Veranstaltungen werden jemals gleich sein. Das ist eine der besten Vorteile in diesem Geschäft!